E-Dönüşüm Çözümleri

e-Fatura Zorunluluğu Sadece Cirodan İbaret Değil

Genel hasılat kriterine göre 2022 veya sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı ya da satışları ile gayrisafi iş hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-Fatura uygulamasına geçmesi gerekiyor. Bu şartı sağlayan mükellefler, ilgili hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başından itibaren uygulama kapsamına giriyor.

3 milyon TL sınırı bütün işletmeler için geçerli tek ölçüt değildir. Kendi internet sitesi, pazaryeri veya diğer elektronik ortamlar üzerinden mal veya hizmet satan mükellefler ile gayrimenkul ve motorlu taşıtların imal, inşa, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapan ya da bunlara aracılık eden bazı mükelleflerde 2022 ve sonraki hesap dönemleri için 500 bin TL hasılat sınırı uygulanıyor.

EPDK lisanslı belirli faaliyetler, ÖTV kapsamındaki bazı malların imal veya ithali, konaklama işletmeleri, SGK ile sözleşmeli sağlık hizmeti sunucuları, belirli elektronik ticaret ve aracılık faaliyetleri gibi alanlarda ise farklı geçiş şartları bulunuyor. Bu yüzden yalnızca yıllık ciroya bakarak e-Fatura kapsamında olunmadığı sonucuna varmak doğru değildir. Faaliyet konusu ile özel hükümler de birlikte kontrol edilmelidir.

e-Fatura uygulamasına zorunlu veya isteğe bağlı olarak geçen mükellefler e-Arşiv Fatura uygulamasına da geçer. e-Fatura sistemine kayıtlı bir alıcıya e-Fatura, sistemde kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve nihai tüketicilere yapılan satışlarda ise ilgili şartlar çerçevesinde e-Arşiv Fatura düzenlenir.

2026'da e-Arşiv Fatura İçin Tutar Sınırı Herkes İçin Aynı Değil

2026 yılında e-Arşiv Fatura bakımından dikkat edilmesi gereken özel bir düzenleme bulunuyor. 589 Sıra No.lu Tebliğ ile, e-Arşiv Fatura uygulamasına dâhil olmayan mükelleflerden ticari kazancı basit usulde tespit edilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar açısından 3.000 TL'lik sınır 31 Aralık 2026 tarihine kadar korundu. Bu grupta vergiler dâhil toplam tutarı 3.000 TL'yi aşan faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gerekiyor.

Bu istisnanın dışında kalan ve e-Arşiv Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerde ise 1 Ocak 2026'dan itibaren tutar sınırı kaldırılmış durumda. Basit usulde vergilendirilenler ile işletme hesabı esasına göre defter tutanlar için de sınır 1 Ocak 2027'den itibaren kalkacak.

Elektronik belge olarak düzenlenmesi gereken bir faturanın, Bakanlık tarafından belirlenen zorunlu haller dışında kâğıt olarak düzenlenmesi yalnızca belge biçimiyle ilgili bir hata değildir. Vergi Usul Kanununun 353'üncü maddesinde bu durum için özel usulsüzlük cezası öngörülüyor. Bu nedenle e-Dönüşüm altyapısının hangi müşteriye hangi belge türünü düzenlemesi gerektiğini doğru belirlemesi gerekir.

e-Defter Kapsamı 2025'ten İtibaren Genişledi

e-Defter zorunluluğunu yalnızca e-Fatura üzerinden değerlendirmek artık yeterli değil. 8 Kasım 2024 tarihinde yayımlanan 5 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği değişikliğiyle bilanço esasına göre defter tutmak zorunda olan mükellefler ile ihtiyari olarak bilanço esasına göre defter tutmayı tercih eden mükellefler 1 Ocak 2025'ten itibaren e-Defter kapsamına alındı.

1 Ocak 2025'ten sonra işe başlayan, yeniden işe başlayan, sınıf değiştiren, yeni bir mükellefiyete giren veya muafiyeti sona eren ve bilanço esasına göre defter tutacak mükelleflerde yükümlülük ilgili olayın gerçekleştiği tarihten itibaren doğabiliyor. Bu nedenle e-Defter geçiş tarihinin işletmenin kendi durumuna göre değerlendirilmesi gerekiyor.

e-Defter kapsamında kullanılacak yazılımın Gelir İdaresi Başkanlığından uyumluluk onayı almış olması şarttır. Defter ve berat dosyaları mevzuatta belirlenen formatlarda hazırlanır, NES veya mali mühürle imzalanır ya da onaylanır ve GİB sistemlerine yüklenir. Yükleme süreçleri aylık dönemler veya şartları sağlandığında geçici vergi dönemleri esas alınarak yürütülebilir.

Bu nedenle e-Defter, yıl sonunda tek seferde oluşturulan bir çıktı değildir. Muhasebe kayıtlarının doğruluğu, dönem yönetimi, ERP verileri, beratların oluşturulması ve yükleme takvimi birbirine bağlı çalışır.

e-İrsaliye Her e-Fatura Kullanıcısı İçin Otomatik Olarak Zorunlu Değildir

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik belge olarak düzenlenmesini, alıcısına elektronik ortamda iletilmesini, elektronik ortamda muhafaza ve gerektiğinde ibraz edilmesini sağlar. Uygulamanın amacı mal hareketlerinin elektronik ortamda izlenebilmesidir.

e-Fatura kullanmak tek başına her mükellefi e-İrsaliye kapsamına sokmaz. Genel hasılat kriterinde e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup 2021 veya sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı ya da satışları ile gayrisafi iş hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-İrsaliye zorunluluğu kapsamına girer. Bunun yanında EPDK lisanslı belirli faaliyetler, ÖTV kapsamındaki bazı mallar, maden, şeker, demir-çelik, Gübre Takip Sistemi ve Hal Kayıt Sistemi kapsamındaki belirli mükellefler için sektörel hükümler bulunur.

Bu nedenle e-İrsaliye değerlendirmesinde de yalnızca ciroya bakmak yeterli değildir. İşletmenin yaptığı iş, sattığı veya taşıdığı ürün ve tabi olduğu özel düzenlemeler birlikte incelenmelidir.

Netsis ile e-Dönüşüm Süreçlerini ERP'den Koparmayın

e-Dönüşüm uygulamaları ERP sisteminden ayrı yürütüldüğünde aynı bilginin farklı ekranlara tekrar girilmesi, gelen ve giden belgelerin manuel takip edilmesi, belge durumlarının kontrolü ve muhasebe kayıtlarının eşleştirilmesi için ek iş yükü oluşabilir.

Netsis kullanan işletmelerde e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Defter süreçlerini mevcut ERP akışlarıyla birlikte ele alıyoruz. Amaç yalnızca elektronik belge oluşturmak değil; satıştan faturaya, sevkiyattan irsaliyeye ve muhasebe kaydından e-Defter sürecine kadar verinin mümkün olduğunca kesintisiz ilerlemesini sağlamaktır. Mevcut içerikte de e-Dönüşüm altyapısının Netsis süreçleriyle birlikte kurgulanması temel hizmet yaklaşımı olarak tanımlanıyor.

Önce Yükümlülüğü Belirleyin, Sonra Teknik Geçişi Planlayın

Aynı ciroya sahip iki işletmenin e-Dönüşüm yükümlülükleri farklı olabilir. Birinin internet üzerinden satış yapması, diğerinin konaklama veya sağlık sektöründe faaliyet göstermesi, bilanço esasına göre defter tutması ya da e-İrsaliye açısından özel bir sektörel düzenlemeye tabi olması geçiş tarihini değiştirebilir.

Net1 Teknoloji A.Ş. olarak e-Dönüşüm projelerinde mevcut Netsis yapınızı, şirket ve şube organizasyonunuzu, fatura ve sevkiyat süreçlerinizi, kullandığınız belge türlerini ve teknik entegrasyon ihtiyacınızı birlikte değerlendiriyoruz. Mevzuatın gerektirdiği elektronik belge yapısını ERP süreçlerinize uygun biçimde kuruyor, geçişten günlük kullanıma kadar ihtiyaç duyduğunuz teknik desteği sağlıyoruz.